Administração de condomínios: Entenda como implantá-la corretamente!

Postado em: Categorias: Gestão ARHITECTS AND INTERIOR CONSULTANTS

Normalmente, a administração de condomínios não é uma tarefa fácil. Ela envolve inúmeras responsabilidades como, organizar atividades operacionais, controlar a gestão de colaboradores e até serviços de manutenção e contabilidade.

 

Com o passar dos anos, o compromisso de gerir um condomínio deixou de ser um compromisso individual do síndico. Dessa forma, muitos condomínios podem contratar uma administradora para ajudar nesse serviço.

 

No entanto, você sabe como funciona a administração de um condomínio? Neste post mostrarei o que é e como funciona a administração de condomínios, além de 5 dicas para implantá-la corretamente. Vamos começar?

 

O que é a administração de condomínios?

 

A administração de um condomínio consiste no planejamento e organização para dirigir e controlar o uso dos recursos desses locais, além da execução de tarefas diárias e necessárias para o bom funcionamento do ambiente.

 

É trabalho do síndico cumprir e fazer cumprir a convenção, o regulamento interno e todas as decisões da assembleia condominial.

 

Sendo assim, a administração do condomínio envolve todas as tarefas a serem realizadas como manutenções e atividades operacionais, bem como a gestão de funcionários e também zelar pelo relacionamento entre condôminos.

 

Como funciona a administração de um condomínio?

 

Para que você entenda, podemos dizer que a administração de um condomínio é feita como se ele fosse uma verdadeira empresa. Assim, a administração condominial possui algumas funções principais como:

 

  • Elaborar a folha de pagamentos dos colaboradores;
  • Emitir boletos de pagamentos da taxa de condomínio;
  • Organizar pasta de prestação de contas;
  • Apresentar demonstrativos de receitas e despesas;
  • Estar presente em reuniões de assembleia-geral;
  • Gerenciar fundos de reserva e fundo de obras;

Entre outras.

 

Dentre essas atividades, a administração do condomínio realiza algumas funções básicas. A primeira delas é o planejamento de todas as ações que precisam ser realizadas, assim que notar sua necessidade. Para começar, a administração precisa apresentar os meios e os recursos para que essa execução aconteça.

 

Depois é preciso controlar e organizar todas as atividades para que elas sejam realizadas dentro do prazo, priorizando a economia de recursos e a agilidade de cada atividade.

 

Por fim, para que a administração funcione corretamente ela precisa ter controle sobre todas as atividades do condomínio, assim ela pode apontar desvios e dificuldades para oferecer alternativas para a solução desses problemas.

 

Qual a importância da administração de condomínios?

 

A administração do condomínio é importante para que a convivência seja agradável, segura e em ordem. Assim, tanto síndico quanto a administradora do condomínio ficam responsáveis para que todas as tarefas sejam bem realizadas.

 

Deste modo, o síndico tem papel fundamental nessa gestão. Ao optar por uma administradora de condomínios ela é importante para auxiliar o síndico no cumprimento de todas as suas tarefas legais.

 

Na realidade, é preciso entender que ao contratar o serviço de uma administradora, isso não exclui a necessidade de um síndico. É ele que irá garantir que o condomínio cumpra todas as suas funções, além da boa convivência entre os moradores.

 

A administração do condomínio também é importante para evitar custos altos e até problemas judiciais. Assim, a administração oferece suporte para executar todas as necessidades do condomínio, desde a administrativa até os recursos humanos. Conheça a seguir 5 dicas para implantar essa administração corretamente.

 

5 dicas para implantar a administração de condomínios

 

Como vimos acima, a administração de um condomínio não é uma tarefa simples. Então, para te ajudar nesta atividade, separei 5 dicas para tornar essa implantação correta, de forma a otimizar e priorizar o conforto dos moradores. Confira!

 

1.      Paciência

A paciência é indispensável em todos os setores da nossa vida. Ela é ainda mais importante quando envolve as opiniões e necessidades de outras pessoas. Na administração de condomínios a paciência é importante para garantir que você preste serviços com ética, sendo justo e priorizando as necessidades do coletivo.

 

Dessa forma, é essencial que você procure soluções para os problemas antes de apontar um culpado, por exemplo. Outra dica, é sempre comunicar os moradores sobre as regras do condomínio para manter o equilíbrio e serenidade.

 

2.      Otimize o setor administrativo

Organizar finanças é algo demorado e trabalhoso, principalmente quando falamos do setor financeiro de um condomínio. Por este motivo, é importante estar em dia com as finanças. Você pode dividir essas tarefas da seguinte forma:

 

  • Salário de colaboradores;
  • Contas de consumo (água e luz);
  • Impostos;
  • Fornecedores;

 

Além dessas tarefas, o gestor também deve se preocupar com as questões administrativas como:

 

  • Emitir boletos bancários;
  • Redigir atas com as decisões e acontecimentos do condomínio;
  • Representar o condomínio em órgãos trabalhistas quando solicitado;
  • Selecionar e treinar colaboradores;

Entre outras.

 

3.      Contrate serviços para manutenção

 

Como as áreas comuns de um condomínio tem uma enorme quantidade de detalhes é importante que o síndico preste atenção na contratação de serviços para preservar esses espaços em ótimas condições.

 

Em caso de obras, busque empresas que identifique seus funcionários antes mesmo das ações e exija que todos eles usem identificações para garantir a segurança dos condôminos.

 

4.      Busque assistência jurídica e contábil

 

Todo condomínio deve contar com a assessoria de um contador e de um advogado para eventuais impasses em que a área jurídica seja necessária. Da mesma forma, a assistência jurídica é fundamental para organizar de modo justo todos os encargos sociais, auxiliando na prestação de contas para o ministério do trabalho e receita federal.

 

5.      Invista em um sistema de gestão

 

Com a ajuda da tecnologia é possível acompanhar o que, como e quando as coisas importantes estão sendo realizadas no seu condomínio.

Sendo assim, síndicos e administradoras de condomínios podem contar com uma ferramenta indispensável o sistema de gestão de condomínio da Netspeed.

 

O sistema oferece recursos que completam a administração financeira do condomínio permitindo que tarefas como fluxo de caixa e gerenciamento de contas sejam realizadas de forma simples.

 

Com ele também é possível agilizar o processo de emissão de boletos e relatórios úteis para a tomada de decisões. Esse sistema também permite agilizar diversos processos, para otimizar o seu tempo e garantir a qualidade dos serviços prestados dentro dos condomínios.

 

Gostou deste post sobre como implantar a administração de condomínios corretamente? Então, deixe o seu comentário e conte como ele te ajudou. Até a próxima!

 

 

 

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