5 dicas para aprimorar a gestão e a segurança de dados da empresa

Postado em: Categorias: Contabilidade, Empreendedorismo, Gestão cyber2

Fique por dentro, inclusive, de 10 pontos sobre a LGPD.


Que administrar uma empresa é algo que requer, no mínimo, organização, planejamento e flexibilidade não é preciso ser nenhum diretor executivo para perceber, não é mesmo?  Com esses pilares bem estabelecidos, uma empresa consegue ser mais eficiente, eficaz e competitiva, tendo mais oportunidades de aumentar seus lucros além de agregar valor a seus clientes.

 

Recentemente com a edição da Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD), prevista para entrar em vigor a partir de 2020, as empresas devem estar ainda mais atentas acerca da organização, sobretudo em relação aos dados e a gestão deles, já que não se adequar às novas regras pode causar a aplicação de penalidades.

 

Nesse sentido, a fim de evitar preocupações e até transtornos futuros, acompanhe a seguir 5 dicas para aprimorar a gestão e a segurança de dados da empresa. Além disso, selecionamos 10 pontos da LGPD que visam a auxiliar na compreensão e adaptação à nova norma. Confira!

 

 

1 – Digitalize

Inicialmente, pode demandar um esforço extra, mas a forma mais efetiva de organizar os dados empresariais é substituir quaisquer documentações físicas, digitalizando o que se mostrar essencial para o negócio.

 

Com isso, é possível economizar espaço, podendo reaproveitá-lo de outra maneira, além de os arquivos digitais serem mais rápidos de acessar e mais seguros que os físicos.

 

 

2 – Faça cópias de segurança

Você já imaginou o que aconteceria se, de uma hora para outra, perdesse alguns ou até mesmo todos os arquivos com dados armazenados? E, não dá para negar, qualquer pessoa física ou jurídica está suscetível a imprevistos.

 

Por isso, é importante realizar cópias de segurança dos arquivos, os chamados backups. Assim, é possível se prevenir de várias situações adversas, tais como eliminação acidental, furto e até roubo.

 

 

3 – Utilize sistemas específicos

Quanto maior a quantidade de dados com os quais a empresa lida, mais interessante e necessária a utilização de softwares. Com esses recursos, dá para coletar e gerenciar dados de maneira automatizada, tendo um controle mais eficiente.

 

É possível, muitas vezes, realizar integrações diversas, tais como com contas bancárias e e-mails, além de personalizações conforme a necessidade dos usuários.

 

 

4 – Invista na segurança

Com o intuito de dificultar e impedir qualquer espécie de vazamento, a empresa deve investir em recursos direcionados à proteção dos dados. Isso porque, com a LGPD, não haverá mais margem para desorganização e insegurança.

 

A norma faz com que o cliente tenha o direito de conhecer o motivo pelo qual seus dados foram captados, qual será a utilização deles, além de poder requisitar a exclusão a qualquer momento.

 

 

5 – Observe a temporalidade

Há arquivos que são úteis durante toda a trajetória da empresa, mas parcela significativa deles perde o objetivo após certo tempo, tanto contratos antigos quanto notas fiscais.

 

Assim, um caminho recomendado é descartar documentos físicos velhos, economizando espaço, além de separar os digitais mais recentes dos antigos, deixando estes em um destino em que seja possível efetuar eventuais consultas.

 
10 pontos da LGPD que auxiliam na compreensão e adaptação à nova norma:

 

1 – As empresas deverão captar apenas os dados necessários aos serviços prestados;

 

2 – Dados pessoais terão de ser excluídos após o término da relação entre o cliente e a empresa;

 

3 – Os titulares dos dados poderão retificar informações que estejam de posse de uma organização;

 

4 – A transferência de informações pessoais apenas poderá ser efetuada a países com nível apropriado de proteção de dados;

 

5 – As empresas passam a ter o dever de adotar ações de segurança para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de casos acidentais ou ilícitos de destruição, perda, modificação, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito;

 

6 – Informações relativas a crianças devem ser tratadas com o consentimento dos pais;

 

7 – A lei determina que uma pessoa internamente nas organizações seja responsável pela proteção dos dados, sendo uma comissão nas empresas instituída para se atentar a esses aspectos, debatendo pedidos, seguindo as exigências nacionais.

 

8 – A lei abrange todos os brasileiros, ultrapassando as fronteiras nacionais. Isso significa que as empresas de outros países que tiverem dados de brasileiros em seus cadastros devem também se adaptar.

 

9 – Uma vez que exista o compartilhamento de dados pessoais relativos a brasileiros, a responsabilidade de uma organização deve ser transferida para entidades terceirizadas, as subcontratantes.

 

10 – Do ponto de vista das penalidades, as sanções podem chegar até 2% do faturamento da empresa no ano anterior limitados a R$ 50 milhões além de sujeita à proibição total ou parcial das atividades desempenhadas.

 

 

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