5 estratégias para aplicar e organizar os processos do departamento contábil

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Melhorar os processos contábeis é um dos principais objetivos de muitos escritórios contábeis. A busca por soluções ágeis para facilitar a execução das atividades e cumprir os prazos é recorrente. Pensando nisso, separamos 5 estratégias que podem transformar a rotina dentro das empresas contábeis. Acompanhe!

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Você já deve ter lido aqui no blog o post sobre Gestão Contábil “Como manter a excelência no seu planejamento diário”, Nele tratamos da rotina dos escritórios contábeis de maneira ampla para juntos apresentarmos soluções, seja para sua empresa ou para sua equipe, citando a importância do planejamento para o crescimento da organização.

 

É bem provável que os conflitos internos sejam os mesmos para muitos escritórios. A documentação que não é repassada a tempo, o controle e lançamento das notas fiscais, a organização de documentos, o tempo gasto em atividades específicas, porque podem ser consideradas como prioridade e a partir daí se empenhar horas a mais nas atividades. 

 

Podemos aqui elencar alguns problemas mais comuns que são comentados pelos próprios gestores contábeis, como:

 

 

  • Dificuldade no lançamento de notas;
  • Classificação errônea dos impostos;
  • Lançamento e integração de informação de funcionários;
  • Atividade fiscal. 

 

 

E, sem sombra de dúvidas, é essencial que seja organizado o setor administrativo e o operacional. Aliás, especialistas em Gestão Contábil enfatizam que é fundamental separar esses dois setores. 

 

O importante é alinhar todas as atividades que a empresa desenvolve juntamente com a sua equipe, assim, cada grupo de trabalho terá como otimizar seu tempo e dedicar-se a novas metas e implementações.

 

Organizar os processos é tão importante quanto ter profissionais capacitados a exercer a função na qual foram contratados. Para termos um breve panorama do quão relevante é acompanhar os processos internos, separamos um dado interessante sobre o crescimento das empresas, independentemente do nicho de atuação.

 

É claro que cada nicho tem a sua particularidade, mas a pesquisa apresentada em outubro de 2021 cita bem a problemática que envolve as empresas e seus gestores. Segundo matéria publicada pela revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios , somente 1 em cada 10 empresas consegue permanecer no mercado por mais de dez anos. 

 

O estudo baseia-se nos dados levantados pelo IBGE e na pesquisa Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo que reúne números apurados em 2019 e, portanto, não inclui os dados de 2020, época em que a pandemia mudou o cenário econômico mundial. Sabemos o quanto o período foi significativo para a economia, desse modo os números apenas nos servem como uma breve menção da apuração anterior.

 

 

De acordo com a pesquisa, no ano de 2008, 612.954 empresas passaram a existir, sendo que, após 10 anos de mercado, o número de empresas que levaram as suas atividades adiante chegou a 155.077, o que significa que em porcentagem esse número chegou a 25,3% das organizações que conseguiram sobreviver.

 

 

Já no ano seguinte, 2019 , conforme os dados do IBGE, o Cadastro Central de Empresas (CEMPRE) somava 4,7 milhões de empresas ativas, que ocupavam 39,7 milhões de pessoas, sendo 33,1 milhões (83,3%) assalariadas e 6,6 milhões (16,7%) sócias ou proprietárias. A idade média das empresas era de 11,7 anos.

 

Os dados citados nos servem de parâmetro para percebermos o quanto o cenário econômico muda constantemente. Portanto, ter planejamento e atenção aos processos para alcançar as metas estabelecidas não é somente para retorno financeiro, e sim, para garantir a estabilidade da empresa com visão crescente.

 

Soluções que ajudam a ter uma visão mais ampla da rotina do seu negócio 

Quem nunca passou pela situação de receber informações de última hora ou se desgastar cobrando do cliente informações necessárias para dar segmento a obrigações tão conhecidas, seja pelo profissional contábil ou pelo cliente? 

 

A primeira ação antes de darmos início às 5 estratégias que separamos está direcionada a “Estruturar os Planos de Ação”. Para isso é importante sair da caixinha, ou seja, tirar um tempo para observar o mercado, a concorrência e como a dinâmica dos processos vem funcionando para cada um. 

 

É importante observar: as estratégias que funcionam devem ser elaboradas de acordo com a necessidade da sua empresa contábil.

 

Confira 5 estratégias que podem ajudar a melhorar os resultados dentro das empresas contábeis:

 

1 – Comece mapeando as ações, delimite as prioridades e define as metas

Se você não tem o hábito de mapear os processos da sua empresa, comece o quanto antes, a diferença é notável. Para isso é importante definir as prioridades, o ponto de partida, a finalização de cada atividade e, claro, manter contato com os responsáveis por cada etapa. Com as prioridades delimitadas, escolha metas tangíveis, ou seja, as que realmente serão possíveis de cumprir. É possível dividir em metas de curto, médio e longo prazo, assim a visualização de cada item a ser cumprido, ficará mais acessível.

2 – Envolva as equipes e troque ideias

Mostrar a sua equipe que todos os envolvidos têm sua importância e dedicar-se a integrá-los só resultará em pontos positivos. Com isso, você passará a ter uma equipe mais comprometida com o objetivo final. Sendo assim, promova interações, ouça novas ideias e tenha resultados acima da média.

 

3 – Acompanhe e defina seu planejamento mensal, quinzenal e anual 

Até aqui você com certeza já se convenceu que o planejamento é uma das ferramentas que fará com que suas metas saiam do papel. Aproveite os modelos e programas que podem ajudá-lo a desenvolver o seu planner.

 

4 – Analise os resultados

Agora é hora de analisar o que deu certo e quais processos precisam ser observados com mais dedicação. É possível alterar as ações, trocar a “rota” e traçar novas metas a partir da análise de resultados.

 

5 – Segmente os seus clientes 

Nunca foi tão importante captar clientes que realmente estejam afinados com sua proposta de negócio. Segmentar sua clientela, aqui, significa projetar o seu cliente ideal e, com isso, se relacionar com mais facilidade e captar leads afinados com a sua proposta de negócio.

 

Conclusão:

Cada dica que aqui elencamos serve de norte para iniciar a desenvolver boas estratégias. Porém, cada escritório contábil tem as suas particularidades. O mais importante é testar cada método e adaptar-se. As estratégias desenvolvidas e colocadas em prática entregarão maior produtividade.

 

Não deixe de conferir o podcast “Tecnologia a favor da gestão do tempo”. 

 

 

 

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Por: Vanessa Mandarano

Revisão: Beatriz Baptista

Design: Lucas Loreto

 

 

 

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